Brieven en briefkaarten als bron voor stamboomonderzoek
Vòòr het zoeken in de akten van de Burgerlijke stand, de Bevolkingsregisters en de Parochieregisters (doop-, trouw- en begrafenisregisters in het Ancien Régime), verzamelt men best eerst wat men vindt bij de eigen familie. Meestal wordt er gestopt na het aantreffen van veel of weinig bidprentjes, rouwbrieven en enkele foto’s.
Andere familiedocumenten worden niet geselecteerd, in de veronderstelling dat ze in een koeken- of andere doos mooi bewaard zijn. Het gaat over brieven, briefkaarten, prentbriefkaarten en visitekaartjes. In dit artikel worden de eerste en de tweede besproken. De derde en vierde komen aan bod in het volgend nummer van “Gentse Cadenas van begin 2021”.
Brieven
Een brief (uit het Latijn: brevis, kort; ook het Engelse woord brief (kort) komt daarvandaan) is een op papier gestelde boodschap, die vaak als poststuk in een envelop wordt verzonden. Naast de mogelijkheid van verzending per postdienst kan de afzender deze ook (met of zonder envelop) zelf overhandigen, e-mail-en, in de brievenbus van de ontvanger doen, onder de deur doorschuiven, of ergens neerleggen of neerzetten.
Indeling
Een brief wordt meestal volgens een vaste wijze ingedeeld. Hieraan liggen een aantal redenen ten grondslag: Duidelijkheid. De boodschap moet door de ontvanger begrepen worden en met een nette brief gaat dat nu eenmaal het beste. Beleefdheid jegens de geadresseerde. Een gesproken onverkwikkelijkheid kan worden vergeten maar een brief kan men (tientallen) jaren bewaren. Daarom worden beleefdheidsregels in geschreven correspondentie vaak strenger nageleefd. Ook hier geldt bovendien dat een nette indeling van beleefdheid jegens de ander getuigt. Het beschermen van de eigen positie en reputatie. De ontvanger en eventuele derden aan wie deze de brief laat lezen kunnen zich naar aanleiding hiervan een beeld over de afzender kan vormen. Geschreven correspondentie kan bovendien juridische consequenties hebben.
Briefhoofd
De brief begint met een briefhoofd, waarin de naam (of titulatuur en functie) en het adres van zowel de afzender als de geadresseerde wordt genoemd. Als het een zakelijke brief betreft, wordt ook een referentie genoemd: een nummer of kenmerk waarmee de geadresseerde snel eerdere correspondentie terug kan vinden. Een brief hoort een dagtekening te hebben (datum en plaats). Overigens hebben deze juridisch een vrij beperkte betekenis de ontvangsttheorie geldt: het moment van ontvangst is het moment dat de mededelingen in de brief juridisch geldig worden.
Aanhef
Hierna komt de aanhef van de brief. Bij zakelijke brieven dienen wederom (indien bekend) titulatuur en achternaam te worden gevolgd (‘Geachte heer Pieters’). Bij informele brieven kan worden volstaan met de voornaam. Bij zakelijke brieven aan personen wie men al tutoyeert wordt ook wel gecombineerd (‘Geachte heer De Wilde, beste Maurice’).
Inhoud
Vervolgens komt de eigenlijke tekst waarom het gaat. In België en Nederland werd het lange tijd als onbeleefd gezien een brief met ‘Ik’ te laten beginnen, en is dit nog steeds niet gebruikelijk. In andere landen is dit geen probleem. Meestal wordt de traditionele driedeling ‘inleiding-kern-slot’ gebruikt, maar variaties hierop zijn ook mogelijk. De inleiding bevat algemene beleefdheidsfrasen of een aankondiging van de kwestie waarover men schrijft, en is soms niet meer dan een of twee zinnen. De kern bevat vervolgens een of meerdere alinea’s waarin de kern van de mededeling wordt uitgelegd. Ten slotte volgt het slot waarin men een conclusie trekt en eventueel aangeeft of een reactie van de geadresseerde verwacht wordt en zo ja, binnen welke termijn.
Afsluiting
Ten slotte is het gebruikelijk af te sluiten met een enkele slotzin waarin men dank betuigt of met een algemene beleefdheidsfrase de brief afsluit (‘Wij hopen u in deze van dienst te zijn geweest’). Wanneer een reactie van de geadresseerde wordt verwacht, wordt dit meestal ook aangegeven (‘Wij zien uw reactie met belangstelling tegemoet’). Afhankelijk van de relatie tot de geadresseerde volgen groeten, hoogachting en dergelijke, gevolgd door de naam van de afzender. Ook hier geldt weer dat men bij een formele brief formeel eindigt met de achternaam of volledige naam, terwijl men bij een informele brief met de voornaam kan volstaan. Na de slotzin en groet wordt meestal de brief ondertekend, naast of op de (getypte) naam. Als postscriptum worden eventuele bijlagen aangekondigd en los bijgevoegd.
Briefkaart of postkaart
Een briefkaart is een meestal rechthoekige kaart, in de regel van dun karton (of dik papier), die als poststuk verzonden kan worden. Een gedeelte van de briefkaart kan worden gebruikt voor het schrijven van mededelingen door de afzender aan de geadresseerde. Een Zuid-Nederlands (Belgisch) synoniem voor briefkaart is postkaart. In België is deze meestal lichtgeel.
Algemeenheden
Een briefkaart draagt veelal een ingedrukt zegel. Soms wordt de definitie van briefkaart zelfs beperkt tot kaarten met ingedrukt zegel. Alhoewel voor het verzenden van een briefkaart per post natuurlijk essentieel is dat de frankering is voldaan, is het geen kenmerk van de briefkaart als zodanig. Zowel vroeger als heden ten dage werd en wordt veel gebruikgemaakt van niet voorgefrankeerde briefkaarten. In de tijd dat er nog geen Internet met e-mail was en ook de telefoon nog ver van algemeen verspreid was, was de briefkaart een populair middel en betaalbaar voor het overbrengen van korte berichten. Briefkaarten worden tegenwoordig (evenals brieven en telegrafie) veel minder gebruikt wegens de beschikbaarheid van snellere, goedkope media.
Poststukken en postwaardestukken
Briefkaarten zijn poststukken. Alleen als ze uitgegeven zijn door een postadministratie en een ingedrukt zegel hebben, zijn het ook postwaardestukken.
De conclusie is duidelijk: gooi niets weg wat later nog van nut kan zijn …
Veel succes!